私は今、秘書で契約していて、職務難易度Bという、まぁ、正直誰でもできる仕事扱いです。当然、時給もたいしたことありません。
でも、のんびりやりたいので、そんなことはどうでもいいのです。
ただ、秘書的な業務だけだと暇だろうからと月初に集計の仕事もやっています。
それにさらに面倒くさい仕事もやっているのですが、それは特殊で身バレしそうなので割愛します。
結構、がっつりな仕事
あまり詳しいことは書けませんが、色々な企業さんから届く売上データを自社のシステムにUPするためにフォーマットを統一してcsvファイルを作るのがそのデータ関連の仕事です。
他社からもらうデータなので、当然フォーマットはバラバラ。
色々余計なものも入っているし、必要なのは該当月の製品名とその売上の数字だけなので、そこからその製品名と数字を拾わないといけないのです。
前任者から説明を受けたのですが、その方も当然セクレタリーで職務難易度Bでしょうから、エクセルのスキルなど求められてはいないため、ひとつひとつのファイルを開いて、コピペして・・・と途方もない感じでやっていたのです。
それは仕方ないですね、だって、契約は秘書業務ですもん。
当初、「お手伝いレベル」と言われていましたが『結構、がっつりじゃん』と思ったのを覚えています。
そんな感じなので、毎月そのデータをまとめてUPするのに10～15営業日くらい取っていて、せかされたりはしていませんでした。
やってらんないからツール作った
でも、こんなチマチマしたやり方してたらかったるくてかったるくて、やってらんない！って思いましてね、その方が辞めた後で1人になった時、その10日とか15日くらいまでの期間を使ってネットでマクロのサンプルを探し、色々と組み合わせて自動集計ツールを作ったりしていました。VBAはそこまで得意じゃないので、何も見ないでスラスラ書けるとかそういう格好いいことはできませんが、世の中優しい人がたくさんいるので、ネットを探せば「こういう時のコードはどう書くのかな？」っていうのをちゃんと解説付きで書いてくれている人がいるのです。
こんなのタダで提供してくれているので、本当に恩の字ですね。
基本的な流れとしては、1社ごとにデータをまとめるマクロファイルを作り、各データファイルを操作して最後にすべてのデータをまとめる際に使うフォーマットに直すという作業です。
- データファイルを専用のフォルダに格納
- そのフォルダから各ファイルを開いて該当の製品名と売上の数字を拾って集約する
- 転記したデータから自社の売上データを削除し、まとめファイルにコピペするだけのフォーマットに整える
- 出来たデータをcsvファイル作成用のファイルの各会社（店舗）ごとのシートにコピペしておき、最後にすべてのデータが揃ったら、集約してcsvファイルに書き出ししておわり
という感じです。
もう2年もやっていて、色々と分かってきたので、改良を重ねてほとんどのデータをボタン1個で処理できるようになりました。
複雑で「そこまでのコードは書けない」っていうのもあるのですが、ここまで自動で出来れば、あとは簡単というところまではできたので、今まで10日以上かかっていた仕事が2日くらいで終わっています。ただ、データが来るのが遅くなったりとかそういうのがあるので、10日くらいの猶予期間を縮めていいですよとかは言っていないです。
うちの部署だけじゃなくて、データ処理の専門部署も関わるので、2日で出来ますとか言っちゃうと私も人間なのでミスもします。
そのミスのリカバリー時間が取れなくなってしまうので、言わずにいるわけです。
ミスといっても、フォーマットもバラバラだと表記もバラバラで、単位が千円となっているデータを送ってくる会社が2社あって、1000をかけないと980,000円の売上が980円で計上されてしまうんです(笑)
それをうっかり忘れてそのままUPしてしまうというポカミスをやらかすときがあって、海外の会社にその修正を英語で書いてやり取りする必要があり、超面倒くさいことになっているので、日数がかかるんです。
だから、ミスをすると超面倒なので、慎重にやらないといけません（でも、懲りずにたまにやるｗ）
マクロを組んだと言っても、最初は1000掛けるとかそんなのはその時手動でやればいいやというので端折っていたのですが、これじゃダメだとちゃんと拾ったデータに1000を掛けるというのも追加しました。
なにせ人生がどんぶり勘定なので、「そこまでは、まっ、いっか」で済ませて中途半端なツールを作っていたのが悪いんです（すべて自分のせい）。
3年満期問題が頭をもたげる
今、3年を超えて同じところでは働けないという雇い留め斡旋的な法律ができてしまっているので、私もここにいるのはあと1年くらいです。
たぶん、次はシニア活躍！なんて書いてある低時給の仕事しか紹介されない可能性もあるので、あとの1年で色々と結果を出さないとと思っています。
とはいえ、最近ちょっと体調が悪い時もあったりして、ジュエリー製作がストップしていたので、思い切ってゴールデンウイークはしっかり休みにして頑張ろうと思っています。話は横道にそれましたが、とにかくあと1年で誰かと交代することになると思って、ぼちぼちそれぞれの仕事の引継ぎ資料を暇なときに作っています。
ただ、このマクロファイルを残していくつもりはありません。
最初はこれだけ楽にできるのだから、後の人にも当然残してあげようと思っていたのですが、募集するのはセクレタリーで職務難易度Bですから、VBAを理解する人がこんな安い時給で来るわけがないので、そういうのが分かる人というリクエストは出せないわけです。使っているフォーマットがいつも同じなら良いのですが、たまに変わることもあったり、扱う店舗が増えたり減ったりして、コードを書き換えないといけない時もままあり、直すところが毎回同じということもないので、セクレタリーで契約している人にそれを教えるのは不可能です。
ということで、よ～く考えてマクロファイルは残さないことに決めました。
